Project service automation en Microsoft Dynamics 365

Microsoft creó Dynamics CRM con el fin de gestionar ventas y relaciones con el cliente y mejorarlas. Sin embargo con la llegada de Dynamics 365 Microsoft ha dado un giro al producto y ha ido añadiendo módulos. En este caso trataremos del servicio de proyecto de Dynamics 365, que proporciona la capacidad a CRM de realizar un seguimiento activo de un proyecto desde las etapas de oferta/oportunidad hasta su facturación final. Su manejo es muy sencillo y si vienes de Microsoft Project no tendrás problema ya que conserva una enorme similitud. Pero si tu intención es seguir utilizando Microsoft Project esto no será un problema ya que Microsoft ha desarrollado un plugin que permite que Microsoft Project se sincronice con el módulo y todos los datos de tus proyectos estarán a salvo en la nube.

El módulo contará con varias secciones que tienen que ver con la gestión de proyectos y que detallaremos a continuación:

Gestión de recursos

Es importante una buena planificación y gestión de los recursos. En el módulo de servicio de proyecto podemos dar de alta varios tipos de recursos que puede ser un contacto, un usuario de CRM, una empresa o incluso un equipamiento. Estos recursos se agruparán en unidades organizativas, por ejemplo, en un proyecto de implantación de CRM, la unidad organizativa podría llamarse “Equipo CRM” y los componentes podrían ser 5 miembros del equipo y un jefe de proyecto. Para la gestión de recursos CRM cuenta con el tablero de programación que, de un sólo vistazo, permite al gestor de recursos saber los requerimientos que existen en todos los proyectos y los recursos disponibles.

También permite crear plantillas de horas laborales por cada usuario, grupo de usuarios o proyecto. Dentro del tablero de programación podemos filtrar recursos por disponibilidad, rol o cualificaciones. El rol y las cualificaciones se definirán dentro de la ficha del recurso. Además, dentro de la cualificación se podrá definir el nivel de conocimiento que tiene el recurso. Por ejemplo, si la cualificación es que ese recurso tiene un conocimiento acerca de .Net, se podrá definir si su conocimiento es bajo, medio o avanzado. Todos estos niveles y cualificaciones por supuesto que son personalizables.

Planificación y entrega

En este área nos encontramos todos los proyectos que se han creado. Además, si tenemos varios proyectos que utilizan las mismas pautas, tenemos la opción de generar una plantilla de proyecto que nos permite ahorrar tiempo a la hora de crear proyectos. Dentro de la ficha de un proyecto, además de los datos propios del proyecto, un flujo de proceso de negocio que nos indica todas las etapas por las que suele pasar un proyecto:

En la ficha de proyecto accediendo a las relaciones de ese registro, nos encontramos con la estructura de descomposición de trabajo. En este apartado se definirá la descomposición de tareas que existirá en el proyecto y el rol que deben tener. Y, como se puede apreciar en la imagen, a la derecha nos mostrará el diagrama de Gantt (Los amantes de Microsoft Project podrán ver la gran similitud que existe):

Una vez que se hayan definido las tareas y el rol que debe ocupar esa tarea llega la hora de buscar el recurso adecuado para nuestro proyecto. Para ello debemos acceder a la entidad relacionada “Miembros del equipo”. En este punto tendremos dos opciones:

  1. Reservar el recurso nosotros mismos: A través del tablero de programación que se indica anteriormente.
  2. Enviar una solicitud de reserva: Se crea un registro de solicitud de reserva y un gestor de recursos se encarga de completarla.

Por último, se definirá una lista de precios coste para la unidad organizativa, que indicará el coste de cada rol del equipo. En la ficha del cliente se definirá la lista de precios de venta que al igual que la de coste, indicará el precio de venta de un recurso con un rol determinado. Si cruzamos ambas listas de precios con las tareas definidas en el diagrama anterior obtenemos la estimación económica del proyecto:

Gastos, ausencias y vacaciones

El módulo de servicio de proyecto también permite a los miembros del equipo cargar gastos asociados al proyecto o incluso adjuntar un recibo y solicitar aprobación del gasto. Los gastos podrán estar agrupados en categorías, por ejemplo, una categoría puede ser “viajes” y otro gasto podría ser el coste de la licencia de CRM. Además de gastos, en las entradas de tiempo los usuarios pueden solicitar aprobación de vacaciones o ausencias tal y como se muestra en la siguiente imagen:

Si quieres una información más detallada acerca del funcionamiento de este módulo, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

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