Dynamics 365 y GDPR: percepciones de los clientes de la herramienta

El GDPR supondrá un cambio en el tratamiento de datos por parte de las empresas. El uso de herramientas como Dynamics 365 no queda al margen de esto.

La nueva regulación europea sobre los datos— en sus siglas en inglés GDPR (General Data Protection Regulation)— incorporará nuevas directrices sobre el tratamiento de datos y mayor protección para los ciudadanos europeos. La reforma entrará en vigor a partir del 25 de mayo de 2018, por lo que es necesario que las empresas ajusten sus protocolos y modos de actuación si quieren evitar grandes multas.

En este sentido, todas las organizaciones que utilizan Dynamics 365 trabajan con datos de clientes, proveedores e, incluso, con datos de clientes de clientes. Con lo cual, el cumplimiento del nuevo marco legal es un asunto que deberán asumir y cumplir de forma adecuada.

La modificación en los protocolos del tratamiento de datos entre quienes usan Dynamics 365 implica cambios. Por eso, Microsoft quería estudiar las percepciones de los clientes de Dynamics 365 sobre la aplicación de esta nueva normativa que afecta a los datos.

Mohamed Mostafa, una de las personas más reconocidas y con mayor preparación de Microsoft, ha recopilado una serie de percepciones de los clientes. Gracias al debate, la realización de encuestas, la tertulia y las charlas con clientes de Dynamics 365 ha extraído cuáles son las principales impresiones ante el cambio. Nosotros nos basamos en las conclusiones que recopila este profesional.

¿Cómo perciben los clientes de Dynamics 365 la aplicación del GDPR?

  1. Qué datos son prioritarios en las empresas. La mayoría de los usuarios otorga prioridad en la protección de datos a sus clientes directos e indirectos (74 %) que en hacer lo propio con los datos de sus empleados (5 %). En realidad, no significa que no vayan a cuidar de la información de los últimos, o no lo estén haciendo de forma adecuada, sino que dan más importancia al cumplimiento del GDPR para clientes finales.
En este punto, si diferenciamos clientes, los que se muestran prioritarios para la mayoría son sus clientes de primer nivel.
  1. Almacenamiento en la nube o local. Todos los clientes y personas familiarizadas con Dynamics 365 saben que la herramienta tiene un enfoque basado en la nube. Sin embargo, muchas empresas siguen combinando el trabajo en local y en la nube. Se formuló el hipotético caso de que Dynamics solo incluyera funcionalidades GDPR en la nube para descubrir si los clientes apostarían por la nube o solo harían el cambio de forma parcial, sin una migración completa.

La mayoría de los encuestados respondieron que se quedarían con el modelo híbrido (88 %). De esta forma, evitarían una migración completa y al mismo tiempo cumplirían con el nuevo marco legal.

Pese a que estos datos son esclarecedores sobre el comportamiento y las percepciones de los clientes de Dynamics 365, Mostafa concluye que no son definitivos. En la recopilación de datos la audiencia fue grande, aunque la muestra no es lo suficientemente amplia para valorar los datos como concluyentes.

Si quieres permanecer al tanto de todas las novedades sobre Dynamics 365, suscríbete a nuestro blog y síguenos en redes sociales.

Adxstudio aka Dynamics 365 Portals

El 28 de septiembre del 2015 Microsoft anunciaba la adquisición de Adxstudio Inc. Con esta operación Microsoft dejó claro que las organizaciones de hoy en día están buscando nuevas y diferentes maneras de conectar, apoyar y comprometerse con sus clientes. Adxstudio se convertía de esta forma en un componente de Microsoft Dynamics y no solo en un proveedor de software independiente (ISV).

Esta adquisición surgió por la creciente necesidad de los clientes de CRM de poder conectar sus sitios web directamente a sus sistemas CRM. En este sentido existen varias herramientas de integración que pueden configurarse para transferir datos desde CRM a las bases de datos del sitio web en cuestión, incluso existen aplicaciones web que pueden ser modificadas para leer y escribir directamente en CRM siguiendo varios métodos. Sin embargo, Adxstudio ofrece una solución diferente. Con Adxstudio no partes de un sitio web que tienes que conectar al CRM del cliente, sino que el punto de partida es el propio CRM, y desde él, se construye el portal de manera nativa.

Anteriormente, Microsoft Dynamics CRM solo permitía que los usuarios con licencia accedieran a la aplicación y a sus datos específicos, pero ahora, usando el portal, es posible compartir información de tu CRM con otros potenciales clientes e inversores sin necesidad de que tengan una licencia. De esta forma, un usuario tiene la alternativa de iniciar sesión en el portal y una vez iniciada, la gestión de acceso al sitio y de los contenidos que el usuario puede ver se hace mediante la configuración del portal.

Otra ventaja que tiene Adxstudio es que ofrece la posibilidad de acceder al código de todo el proyecto, de manera que podemos editarlo y desarrollar soluciones personalizadas. Además, Adxstudio incorpora la posibilidad de usar código Liquid, que nos permite personalizar el portal de una manera más sencilla que modificando el proyecto del portal a través de Visual Studio.

El código Liquid permite acceder al modelo de objetos de CRM pudiéndolo usar con el propio código HTML de un Web Page o un Web Template. Además, en la página oficial de Adxstudio tenemos mucha documentación bien estructurada sobre código Liquid y sobre todas las entidades y objetos que podemos usar para crear nuestro portal.

https://community.adxstudio.com/products/adxstudio-portals/documentation

Otro aspecto muy interesante que ofrece Adxstudio es que, al personalizar nuestras páginas desde el editor de código HTML, disponemos del marco necesario para aplicar estilos CSS, JavaScript e incluso podemos utilizar Bootstrap para modificar la apariencia general del portal con sólo subir un archivo.

En agosto de 2018 Microsoft dejará de actualizar y dar soporte a Adxstudio para continuar ofreciendo el mismo servicio a través de otro producto, Dynamics 365 Portals. Aunque los 2 sistemas están coexistiendo actualmente, con el paso del tiempo los nuevos portales acabarán sustituyendo a Adxstudio. Aun así, creemos que es importante analizar el concepto y la tecnología que hay detrás de Adxstudio ya que Dynamics 365 Portals, aunque presenta algunas diferencias con Adxstudio, hereda tanto la apariencia como toda su idea del desarrollo.

Con el cambio de Adxstudio a Dynamics 365 Portals, se espera que Microsoft vaya mejorando y aumentando las características de los portales para que sean cada vez mejores y cuenten con más características.

En este sentido ya se ha mejorado en varios aspectos. Por ejemplo, en la implementación de diferentes idiomas en un mismo portal sin la necesidad de crear portales diferentes para cada uno de ellos. Esta mejora difiere significativamente a la solución que daba Adxstudio a la plataforma multiidioma. Ahora disponemos de una nueva entidad que se llama Website Languajes que añade una nueva capa, de manera que ya no tenemos que duplicar la web entera como hacíamos antes con la herramienta que copiaba la web.

También tenemos nuevas extensiones Liquid que podemos usar en nuestras plantillas para mejorar esta funcionalidad. Así tenemos: website.languajes que proporciona la colección de los idiomas que tenemos disponibles, pages.languajes que es una lista con los idiomas disponibles para la página que se está usando, o website.selected_languaje, que identifica qué idioma está mostrando la web en ese momento.

Otra de las mejoras que ya se han llevado a cabo es la posibilidad de incrustar un gráfico directamente en la web con una nueva extensión Liquid. Además, ahora contamos con una nueva web template llamada “Partner Dashboard”, que proporciona un ejemplo de cómo embeber varios gráficos, entity lists y otros componentes en una única página para dar mayor riqueza al portal.

Estaremos pendientes de las nuevas actualizaciones que Microsoft va a ir llevando a cabo en Dynamics CRM Portals para estar al día de las nuevas características y mejoras que se puedan implantar. Por otro lado, a los que sigan usando Adxstudio, a partir de agosto del 2018, Microsoft dejará de soportar el producto y será un buen momento para plantearse si migrar a CRM 2016 online o a CRM 365 online.

PowerApps: ¿Cómo agrupar datos procedentes de varias fuentes?

Para poder tener todo el potencial de los datos distribuidos en todas las fuentes de las que hablamos tenemos que ser capaces de acceder a ellos. Un ejemplo clásico puede ser el hecho de tratar de aunar datos que tenemos en un Excel sin necesidad de cargarlos en un CRM, por ejemplo.

Si nos fijamos, en el detalle de un contacto de Outlook, no existe el campo de país, un dato que puede ser interesante en multitud de escenarios.

Supongamos que ese dato lo tenemos en una tabla de Excel con los países de procedencia de cada contacto y queremos cruzar este dato con los contactos de Outlook.

En este caso, vamos a utilizar como indicador único el nombre del contacto (es suficiente para este ejemplo), el objetivo es aunar en una misma pantalla de cliente la información de ambas fuentes.

Una vez tenemos un cliente seleccionado de una lista, en este caso mediante ContactGallery.Selected obtenemos el acceso a este elemento y con la sentencia:

“First(Filter(Tabla1_1, ContactGallery.Selected.DisplayName=Name)).Pais”

Podemos cruzar ese elemento con la tabla de Excel correspondiente obteniendo el país de la línea cuyo Name coincide con el DisplayName del seleccionado, pudiendo añadir el campo a nuestra pantalla de detalle.

Esperamos que sea de ayuda para entender mejor el mundo de las powerapps y su gran alcance.

Power BI: las características que necesitas para analizar tu negocio desde la nube

Power BI permite analizar tu negocio desde la nube y compartir información de tu empresa. Descubre todas las características que integra.

Power BI es una de las herramientas más potentes dentro de lo que se denomina Business Intelligence (Inteligencia empresarial o inteligencia de negocios). Es capaz de elaborar un análisis riguroso de un negocio basado en la nube. Con este conjunto de aplicaciones y sus funcionalidades adicionales, podrá supervisar el estado de su empresa y tener una visión completa de las cifras de tu negocio.

Características de Power BI, una herramienta de análisis para negocios

Los paneles de Power BI ofrecen una serie de funcionalidades y características con un gran potencial para analizar y gestionar empresas. Estas son las características principales de Power BI:

  • Datos unificados. ¿La información de la empresa se reparte entre documentos Excel, bases de datos locales y alojamiento en la nube? Con Power BI puedes tener una visión global de las cifras de tu negocio sin importar dónde se guarden los archivos y documentos.
  • Información en tiempo real. Los paneles de Power BI se actualizan en tiempo real con los nuevos cambios guardados en los archivos. Gracias al trabajo con información siempre actualizada es posible actuar cuando aparecen los problemas. Al mismo tiempo, resulta beneficioso para aprovechar las oportunidades que surjan.
  • Entorno organizado y práctico. En un mundo en el que las decisiones cada vez se deben tomar más rápido, es crucial disponer de una buena organización de la información y del equipo. Los paneles de Power BI otorgan la seguridad de que las personas adecuadas accedan a los datos correctos. De este modo, las decisiones se tomarán tras tener en cuenta los datos relevantes y específicos, siempre actualizados en tiempo real.
  • Contenido personalizado. Con Power BI puedes crear paquetes de contenido para tu equipo de trabajo o para toda la organización. Las métricas empresariales relevantes se mostrarán a los usuarios con una vista personalizada.
  • Posibilidad de compartir el contenido en web o blog. En un entorno lleno de interactuación y dinamismo con el público, es una máxima poder compartir la historia de tu negocio con datos que apoyen tus palabras.
  • Respuesta a tus preguntas en lenguaje natural. Power BI es intuitivo, pero todavía resulta más fácil de utilizar gracias a su respuesta de preguntas en lenguaje natural. El usuario puede formular preguntas y recibir respuesta en forma de gráficos. Esta funcionalidad ayuda a optimizar tiempo y recursos. Es de gran utilidad cuando no se conocen a la perfección los recursos o las posibilidades de la herramienta.
  • Decisiones basadas en datos. Un negocio gestionado de forma inteligente se nutre de estadísticas actualizadas y un buen análisis de datos. Power BI permite el acceso desde cualquier localización de una forma segura. Así podrás tomar decisiones de una manera cómoda sin importar si accedes desde un smartphone o desde un ordenador. Con las aplicaciones táctiles para Windows, iOs y Android tendrás todos los datos de tu negocio en la palma de tu mano.

Si deseas conocer más sobre Power BI y el potencial que tiene para tu negocio, ponte en contacto con nosotros. Estaremos encantados de ayudarte.

¿Cómo crear una PowerApp propia?

Como comentamos en el artículo anterior de esta serie de relacionados con las powerapps, cualquier usuario puede crear sus propias PowerApps para sacarle el máximo partido a todos los datos que le rodean, no obstante hay ciertos aspectos que conviene conocer del entorno que nos vamos a encontrar. Por ello vamos a dar unas pautas para que esta incursión el mundo de las PowerApps sea lo más sencillo posible

Podemos observar como la pantalla principal está dividida en varias secciones: – Parte central tenemos una previsualización del estado actual de la aplicación, – Parte izquierda tenemos un esquema de todas las pantallas y los componentes que la integran en forma de árbol. – Parte derecha observamos el detalle del elemento seleccionado, en esta parte podemos observar sus propiedades de presentación (tamaño, color, posición…). Además de las propiedades del elemento, tenemos las funciones que puede realizar, como se ve en la siguiente figura:

Como se puede ver en la imagen cuando seleccionamos un control, en este caso es símbolo + de la parte superior derecha de nuestra app definimos las acciones de los elementos mediante funciones (fx) en la parte superior de la misma.

Además de las habituales funciones matemáticas y primarias tipo isnull, sum… Al utilizar una u otra fuente de datos se habilitarán opciones como las que vemos en pantalla referidas al Office365 (Outlook en este caso), como borrar un email, crear un contacto… Esto nos abrirá multitud de opciones para customizar aún más nuestra PowerApp. Por último, cabe destacar que en la barra superior el editor de PowerApps nos ofrece gran variedad de controles para insertar.

Cada control tiene sus eventos como en cualquier aplicación de usuario tipo Windows forms o WPF, así pues, encontramos eventos tales como OnSelect, OnChange… que al saltar producen la ejecución de la función asociada. Como se ve en la imagen, las galerías (listas de registros) además pueden presentarse en distintas formas para hacerlo más visual e interesante para el usuario, dependerá del objetivo de la aplicación que queramos darle cada uno. No obstante, dadas todas las plantillas de ejemplo que se tienen disponibles, nuestro consejo es tratar de buscar aquella que se adapte más visualmente a lo que buscamos desde un inicio.

AX3