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Microsoft Dynamics NAV: Tres factores para un proyecto de éxito

Quienes nos dedicamos al desarrollo e implantación de cualquier sistema para empresas, <a href="https://www.ax3g

roup.com/que-diferencias-existen-entre-un-erp-y-un-crm/”>ya sea un ERP o un CRM, nos encontramos con la aparición de sombras y sorpresas a medida que se avanza con el proyecto. Estos agujeros inesperados y apaños que no esperábamos complican en gran medida una buena instauración de un nuevo sistema, sobre todo cuando este se asienta sobre una versión anterior no del todo estable. Y aquí es cuando entran en juego los ajustes de presupuestos o la modificación en las fechas de entrega, no siempre receptivas por parte de algunos departamentos.

En cualquier caso, nos gustaría asentar, bajo nuestra experiencia, algunas claves básicas para que los cimientos de cualquier proyecto sean lo suficientemente sólidas como para no compremeter el futuro, ni poner en riesgo a la empresa en cuestión.

 

Opta por un equipo profesional y con experiencia

Es la base de cualquier negocio. La elección de un buen socio o partner, y el entendimiento entre ellos, a menudo es la clave para el éxito del proyecto. Pero no solo queda ahí, también el contacto con el responsable de la empresa (jefe de departamento IT, dueño o persona que toma las decisiones) y, muy importante, el usuario final, el que va a terminar por utilizar la herramienta.

Todas las partes involucradas deben ser tenidas en cuenta desde el primer momento porque, en muchos casos, una perspectiva excesivamente técnica puede desencadenar en la herramienta poco usable o nada intuitiva. Centrémonos en hábitos y rutinas, porque ellas nos marcarán el número de clics que debemos dar y la información que necesitamos obtener. Preocúpate por conocer qué quiere el negocio

Antes de ponerse a trabajar o comprobar diferentes configuraciones en el sistema ERP, es prioritario conocer muy bien, con todo lujo de detalles, cuáles son los requisitos y las expectativas que tiene el propio negocio. Esto ayudará a dar un buena idea acerca de cómo debemos enfocar el proyecto.

Es un punto especialmente delicado, porque de un correcto análisis inicial dependerá que acertemos con lo que busca el cliente (sin crearle falsas esperanzas), estableceremos un presupuesto más realista y nos ayudará a planificar tiempos con los pies en el suelo.

Básico: ¿qué desea la empresa? ¿cuál es el proceso de toma de decisiones? ¿qué hitos se marcarán a lo largo del proyecto?

El riesgo de que un proyecto avance si una base correcta o no del todo sólida siempre estará presente. La carencia de un conocimiento inicial suficiente desencadena en pérdidas de tiempo y dinero que van hacia tareas sin demasiado importancia y que, en muchos casos, acaban llevándose el protagonismo de ciertas tareas que, a final, no tenían la importancia que parecía. Es común que conforme se vaya dando forma al proyecto se encuentre solución a problemáticas que aparentemente estaban sin resolver.

Otro supuesto caso habitual es que un requisito “imprescindible” por el cliente sea trabajado en una fase inicial del proyecto y, conforme se avance con este, se descubra que interfiere en la flexibilidad de la herramienta, que limita otras capacidades o que, en muchas ocasiones, supone una duplicidad de tareas.

Contar con este tipo de problemáticas en el primer momento ayudará a tener presupuestos más reales (y por lo tanto, reducir las posibles pérdidas económicas) a la vez que ofrece una posibilidad más realista al cliente.

 

Apuesta por software de base

En la mayoría de los casos, los sistemas de ERP como Microsoft Dynamics NAV se han desarrollado durante más de veinte años. El conocimiento adquirido, la funcionalidad que ofrece y la corrección de errores durante todo este tiempo permite ofrece un software muy sólido. De hecho, no debemos dejar de lado la cosideración de que Microsoft Dynamics (en cualquiera de sus acabados) está construido no solo para ofrecer cobertura a los procesos más comunes de casi todas las empresas, sino que también está pensado para crecer de una manera lógica y flexible.

El enfoque de la funcionalidad estándar se basa en las tareas básicas de la empresa, como las que atañen a los departamentos de finanzas y activos fijos. Por ejemplo, la versión estándar de Dynamics NAV cuenta con una funcionalidad específica para las industrias minoristas (retail), de fabricación y de servicios.

Esta amplitud del espectro sectorial permite ofrecer soluciones muy concretas que pueden ser ampliables y escalables gracias a añadidos ofrecidos por proveedores de software independientes (ISV). De esta forma, minoristas, fabricación y servicios no solo ven una mayor riqueza de posibilidades en el uso de Microsoft Dynamics NAV, sino que otras muchas empresas, de cualquier sector, también se pueden aprovechar de ella. Ten en cuenta que los ISV desarrollan y testean una solución específica para un cliente sobre la base de Dynamics NAV, pero su integración es puesta a disposición de otros posibles clientes.

La máxima es muy sencilla: no es necesario diseñar y pogramar personalizaciones pesadas o demasiado “tocadas”. A menudo, soluciones de base u ofrecidas por ISV ayudan a que el enfoque, desarrollo y puesta en marcha de cualquier proyecto sea mucho más ágil.

Además, en determinados casos, incluso es posible que los usuarios empiecen a trabajar con Microsoft Dynamics NAV desde el principio del proyecto. Esto ayuda a que el usuario final se vaya familiarizando con la herramienta, a la vez que se corrigen posibles desviaciones, se cubren necesidades y, especialmente, se añaden nuevas funcionalidades conforme se avanza con el proyecto.

Apoyarse en una funcionalidad estándar de base reduce el riesgo de que aparezca una funcionalidad que no se ajuste a los requisitos del negocio, a la vez que mejora determinados procesos que el negocio ve como “fundamentales” y que, a la hora de la verdad, son muy mejorables en cuanto a operativa. Es decir, la personalización debe tenerse en cuenta cuando esta aporta realmente un proceso de valor a la empresa (por ejemplo, que ayude a optimizar los pedidos y emitir facuras con envío automático).

Pero sobre todo, cuenta con un equipo de profesionales en Microsoft Dynamics NAV y 365, te ayudará a reducir enormente los quebraderos de cabeza. No solo porque puedan controlar la herramienta, porque su experiencia ayudará a evitar situaciones innecesarias y conocer mejor el camino.

¿Necesitas ayuda? En AX3 Group estamos preparados para ayudarte en la integración de tu ERP.

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