Blog

Artículos y noticias relacionadas con el mundo AX3 group

Dynamics 365 – Voice of customer (2) – Distribución de encuestas

En el artículo anterior vimos cómo realizar un diseño básico de encuestas en Voice of the Customer para Dynamics 365. Aquí os dejo el enlace por si queréis echarle un ojo –> Dynamics 365 – Voice of customer (1) – Diseño de encuestas

En este artículo vamos a ver cómo realizar el envío de encuestas anónimas, encuestas personales y su distribución. Anteriormente vimos que, al publicar una encuesta, automáticamente la herramienta nos genera un vínculo anónimo. Este vínculo anónimo se podrá compartir desde cualquier plataforma y el destinatario podrá realizar la encuesta sin saber que eso va a CRM incluso sin tener acceso. El problema del envío de un vínculo anónimo es que no vamos a saber quién ha realizado la encuesta. Lo que podemos hacer para solucionarlo es añadir un campo obligatorio dentro de la encuesta que solicite los datos necesarios para identificar el registro (un NIF, un nombre..etc) y realizar un posterior análisis al recibir la respuesta.

Aparte del vínculo anónimo si observamos con atención el formulario de una encuesta, justo arriba del link anónimo, tenemos el fragmento de correo electrónico. Este elemento nos sirve para incrustar en las plantillas de correo electrónico la encuesta con el añadido de que podemos insertar variables personalizadas que posteriormente podemos insertar de forma dinámica en la encuesta. El fragmento tiene este formato:

[Survey-Snippet-Start][ID]|[PIPE_NAME]=[PIPE_VALUE][Survey-Snippet-End]

Donde:
  • [ID] => Es el id que nos genera automáticamente al copiar el fragmento
  • [PIPE_NAME] => Nombre de la propiedad, que podrá ser las siguientes
    • user
    • customer
    • product
    • service
    • datetime
    • location
    • other1
    • other2
    • lang
  • [PIPE_VALUE] => Valor de la propiedad

Por ejemplo si en la cabecera queremos insertar el nombre del receptor (por ejemplo, Emilio) el fragmento debe ser el siguiente:

[Survey-Snippet-Start]5e01bb3b-827f-e811-a961-000000|user=Emilio[Survey-Snippet-End]

Este fragmento lo insertaríamos bien en una plantilla de correo o en un correo y desde el editor podríamos recogerlo de la siguiente manera:

 
Cuando el usuario abra por primera vez la encuesta podrá ver “Bienvenido Emilio” en la cabecera. Para distribuir este enlace masivamente podemos crear una campaña Express de tipo correo en CRM y enviar bien la plantilla o bien un correo electrónico a todos los contactos:

Sin embargo, si lo que queremos es enviar es una encuesta personal tendremos que generar una invitación a encuesta accediendo a la sección de registros relacionados de la encuesta:


Y al crear una invitación para una encuesta nos solicitará el destinatario de la encuesta. Al guardar el registro nos genera un enlace personal para el destinatario. Este procedimiento es manual, pero por supuesto que podemos crear un flujo muy sencillo que genere estos registros automáticamente y se encargue de distribuirlos por correo electrónico


Espero que os haya sido útil!

Dynamics 365 – Voice of customer (1) – Diseño de encuestas

La opinión del cliente es un factor importante para el éxito de ventas de cualquier empresa. Con el producto Dynamics 365 Microsoft pone a disposición de manera gratuita la aplicación Voice of the customer o voz del cliente (en adelante VOC). Este módulo servirá para diseñar encuestas que podemos distribuir a grupos de personas estén o no en nuestro CRM. Para instalarla debemos dirigirnos al portal de administración de Dynamics y, una vez instalada, nos aparecerá el módulo de Voz del Cliente:

   

Mediante VOC vamos a poder saber de primera mano los aspectos a mejorar en nuestra relación con los clientes. Para ello debemos de poner énfasis en los siguientes puntos a la hora de utilizar VOC:

  1. Diseño de la encuesta (este artículo)
  2. Distribución (próximamente)
  3. Análisis de la respuesta (próximamente)
  4. Diseño avanzado (próximamente)

VOC nos brindará varias posibilidades interesantes ya que, el resultado de la encuesta se almacenará en CRM. Además según el resultado podemos generar clientes potenciales si el cliente así lo solicita. Sin embargo podemos tratar cualquier tipo de dato de las respuestas y mapearlo a cualquier otra entidad (estándar o personalizada).

DISEÑO DE LA ENCUESTA

Durante la fase de planificación de una encuesta debemos poner foco en el objetivo de la encuesta y a qué público vamos a dirigirlo. Una buena planificación deberá tener en cuenta que el diseño debe ser sencillo, claro y conciso, evitando la obligatoriedad de preguntas y encuestas demasiado largas ya que, cabe la posibilidad que el encuestado abandone la encuesta sin llegar a acabarla. Una vez aclarado y definidos todos estos factores es hora de ponerse manos a la obra y traspasar todos estos conceptos a Dynamics 365. Primero crearemos un registro de encuesta:

En este formulario vamos a poder configurar los distintos parámetros correspondientes al diseño y distribución de nuestra encuesta: mostrar las barras de progreso, enlaces de distribución, el uso de Captcha para la validación del usuario.. Si cambiamos de tipo de formulario podemos acceder al diseñador de nuestra encuesta. El formato es similar al diseño de formularios de CRM, es simple e intuitivo. Principalmente, contará con tres fases:

  1. Página de bienvenida
  2. Encuesta
  3. Página de fin

El funcionamiento del diseñador es bastante simple e intuitivo. Tendremos que escoger el tipo de pregunta y después arrastrarlo a la encuesta:

 

Dentro de la pregunta se podrá especificar varios parámetros en función del tipo de pregunta y además otros parámetros de validación como por ejemplo utilizar expresiones regulares para validar un email. Además el diseñador nos permite insertar código html personalizado.

   

También contamos en el diseñador con una vista previa de nuestra encuesta que nos servirá para ver el diseño justo antes de publicarla y así poder probar toda la funcionalidad que hemos implementado

 

Una vez estemos de acuerdo con el diseño y hayamos probado todo adecuadamente, pasaremos a publicar la encuesta en el botón ‘publicar’ que nos aparece en la barra de la encuesta. Una vez publicada, se genera un vínculo anónimo en la entidad de encuesta y desde ese enlace tenemos la posibilidad de  enviar nuestra encuesta de forma anónima.

     

En el próximo artículo veremos como distribuir estas encuestas y las herramientas que nos proporciona CRM para este fin. Cualquier duda que tengas no dudes en consultarnos 🙂

Project service automation en Microsoft Dynamics 365

Microsoft creó Dynamics CRM con el fin de gestionar ventas y relaciones con el cliente y mejorarlas. Sin embargo con la llegada de Dynamics 365 Microsoft ha dado un giro al producto y ha ido añadiendo módulos. En este caso trataremos del servicio de proyecto de Dynamics 365, que proporciona la capacidad a CRM de realizar un seguimiento activo de un proyecto desde las etapas de oferta/oportunidad hasta su facturación final. Su manejo es muy sencillo y si vienes de Microsoft Project no tendrás problema ya que conserva una enorme similitud. Pero si tu intención es seguir utilizando Microsoft Project esto no será un problema ya que Microsoft ha desarrollado un plugin que permite que Microsoft Project se sincronice con el módulo y todos los datos de tus proyectos estarán a salvo en la nube.

El módulo contará con varias secciones que tienen que ver con la gestión de proyectos y que detallaremos a continuación:

Gestión de recursos

Es importante una buena planificación y gestión de los recursos. En el módulo de servicio de proyecto podemos dar de alta varios tipos de recursos que puede ser un contacto, un usuario de CRM, una empresa o incluso un equipamiento. Estos recursos se agruparán en unidades organizativas, por ejemplo, en un proyecto de implantación de CRM, la unidad organizativa podría llamarse “Equipo CRM” y los componentes podrían ser 5 miembros del equipo y un jefe de proyecto. Para la gestión de recursos CRM cuenta con el tablero de programación que, de un sólo vistazo, permite al gestor de recursos saber los requerimientos que existen en todos los proyectos y los recursos disponibles.

También permite crear plantillas de horas laborales por cada usuario, grupo de usuarios o proyecto. Dentro del tablero de programación podemos filtrar recursos por disponibilidad, rol o cualificaciones. El rol y las cualificaciones se definirán dentro de la ficha del recurso. Además, dentro de la cualificación se podrá definir el nivel de conocimiento que tiene el recurso. Por ejemplo, si la cualificación es que ese recurso tiene un conocimiento acerca de .Net, se podrá definir si su conocimiento es bajo, medio o avanzado. Todos estos niveles y cualificaciones por supuesto que son personalizables.

Planificación y entrega

En este área nos encontramos todos los proyectos que se han creado. Además, si tenemos varios proyectos que utilizan las mismas pautas, tenemos la opción de generar una plantilla de proyecto que nos permite ahorrar tiempo a la hora de crear proyectos. Dentro de la ficha de un proyecto, además de los datos propios del proyecto, un flujo de proceso de negocio que nos indica todas las etapas por las que suele pasar un proyecto:

En la ficha de proyecto accediendo a las relaciones de ese registro, nos encontramos con la estructura de descomposición de trabajo. En este apartado se definirá la descomposición de tareas que existirá en el proyecto y el rol que deben tener. Y, como se puede apreciar en la imagen, a la derecha nos mostrará el diagrama de Gantt (Los amantes de Microsoft Project podrán ver la gran similitud que existe):

Una vez que se hayan definido las tareas y el rol que debe ocupar esa tarea llega la hora de buscar el recurso adecuado para nuestro proyecto. Para ello debemos acceder a la entidad relacionada “Miembros del equipo”. En este punto tendremos dos opciones:

  1. Reservar el recurso nosotros mismos: A través del tablero de programación que se indica anteriormente.
  2. Enviar una solicitud de reserva: Se crea un registro de solicitud de reserva y un gestor de recursos se encarga de completarla.

Por último, se definirá una lista de precios coste para la unidad organizativa, que indicará el coste de cada rol del equipo. En la ficha del cliente se definirá la lista de precios de venta que al igual que la de coste, indicará el precio de venta de un recurso con un rol determinado. Si cruzamos ambas listas de precios con las tareas definidas en el diagrama anterior obtenemos la estimación económica del proyecto:

Gastos, ausencias y vacaciones

El módulo de servicio de proyecto también permite a los miembros del equipo cargar gastos asociados al proyecto o incluso adjuntar un recibo y solicitar aprobación del gasto. Los gastos podrán estar agrupados en categorías, por ejemplo, una categoría puede ser “viajes” y otro gasto podría ser el coste de la licencia de CRM. Además de gastos, en las entradas de tiempo los usuarios pueden solicitar aprobación de vacaciones o ausencias tal y como se muestra en la siguiente imagen:

Si quieres una información más detallada acerca del funcionamiento de este módulo, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

Autonuméricos nativos en cualquier entidad de Dynamics 365

Es muy común el uso de autonuméricos en MS Dynamics CRM. Los autonuméricos forman parte de CRM desde hace unas versiones. Sin embargo estos autonuméricos están limitados a unas pocas entidades del sistema, y podemos encontrarlo accediendo a el Área de configuración –> Administración –> Numeración automática

   

Con esta numeración podemos configurar un prefijo personalizable. El sufijo será aleatorio aunque se podrá elegir la longitud y entre el prefijo y el sufijo estará el autonumérico. Por ejemplo, para la entidad de contrato tendrá el siguiente formato:

CNR-01000-AS7FX3

Sin embargo a partir de la versión 9 de Dynamics 365 estos autonuméricos se pueden crear para cualquier entidad. Microsoft aún no ha implementado la interfaz gráfica necesaria para crear este tipo de campos. Sin embargo se puede crear el campo mediante una llamada a la API. Para crearlo únicamente debemos llamar a la api con la intención de crear un campo de tipo línea única de texto (String) y añadirle la propiedad ‘AutoNumberFormat’. Esta propiedad definirá el formato que queremos para nuestro autonumérico. En el ejemplo del autonumérico anterior el formato se compone de los siguientes elementos:

 

{Prefijo]-{NúmeroSecuencial:Longitud}-{StringAleatorio:Longitud}

 

En la propiedad ‘AutoNumberFormat’ debemos insertar la siguiente cadena de caracteres para que CRM lo interprete:

 

CNR-{SEQNUM:5}-{RANDSTRING:6}

 

SEQNUM y RANDSTRING hacen referencia a variables del sistema que generan un autonumérico y un string aleatorio respectivamente. Aparte de estas dos propiedades también existirá la posibilidad de insertar una fecha en el autonumérico mediante la propiedad DATETIMEUTC seguida del formato. Por ejemplo:

CNR-{SEQNUM:5}-{RANDSTRING:6}-{DATETIMEUTC:yyyyMM}

 

Un ejemplo de la llamada a la API para la creación de un atributo de este tipo podría ser la siguiente:

Por último, existe la posibilidad de establecer un valor de inicio para el autonumérico. Esto quiere decir que si tenemos previamente registros creados en CRM y queremos que el autonumérico comience en un número que no sea el predeterminado habrá que modificar el parámetro ‘Seed’. Para ello habrá que ejecutar una petición del tipo ‘SetAutoNumberSeedRequest’. En este tipo de petición habrá que especificar nombre de entidad, campo y valor por el que queramos que comience:

La comunidad de Microsoft ya ha desarrollado herramientas para la implementación de autonuméricos que permiten la creación de este tipo de atributos sin tener que recurrir al código aunque es de esperar que Microsoft implemente esta funcionalidad en la interfaz gráfica de CRM en futuras versiones.

Reiniciar servicios de AOS mediante PowerShell en AX2012

Se puede dar el caso de realizar un reinicio controlado de todos los AOS de AX2012 de una implantación de forma secuencial y en ocasiones, remota, para lo cual podemos hacer uso de un comando PowerShell que podemos automatizar a posteriori.

Para ello, podemos utilizar los siguientes comandos:

Reinicio del servicio en el mismo equipo:

1
  Get-Service -Name AOS60`$01 Restart-Service

Reinicio del servicio desde un equipo remoto:

1
  Get-Service -Name AOS60`$02 -ComputerName REMOTE_MACHINE_NAME | Restart-Service

Los números finales del parámetro -Name indican el número de instancia de AOS dentro del equipo, en el caso de disponer de más de un servicio de AOS por máquina.

Para automatizar el reinicio de todos los servicios sería posible salvar todos los comantos en un fichero ps1 para automatizar su ejecución mediante el task scheduler de Windows.

Aunque normalmente el servicio se para y se inicia sin problemas, sería también posible ejecutar un cierre forzado del/los proceso/s AX32Serv.exe si por alguna circunstancia el servicio no se ha detenido / iniciado en un tiempo determinado.

Espero haya sido de utilidad.

Entidades virtuales en Dynamics 365: algunas consideraciones para utilizarlas

Una de las novedades que trae la versión 9 de Dynamics 365 son las entidades virtuales. Descubre qué son y algunas consideraciones para su uso.

¿Qué es una entidad virtual?

Cuando hablamos de una entidad virtual en el entorno de Dynamics 365 lo hacemos de archivos que contienen campos con datos de origen externo. Estas entidades virtuales aparecen en Dynamics 365 como registros de entidad normal, aunque contienen datos de una base de datos externa.

Las entidades virtuales están disponibles para todos los clientes de esta solución de Microsoft para empresas. Incluso están presente en los clientes personalizados que han sido desarrollados con servicios web de Dynamics 365 Customer Engagement.

Dentro de una entidad virtual se distinguen tres componentes: un proveedor de datos, un registro de origen de datos y una entidad virtual. El proveedor de datos contempla una serie de complementos y una entidad de origen de datos. Por su parte, el origen de datos es un registro de entidad en Dynamics 365 que engloba los metadatos, encargados de representar el esquema de los parámetros de conexión. En último lugar, la entidad virtual se refiere a un origen de datos en la definición de la entidad.

La principal ventaja de las entidades virtuales es la integración de información de bases de datos externas de una forma cómoda y sin duplicidad. Además, para los administradores y personalizadores del sistema, el uso de entidades virtuales hace más fácil la administración y la configuración de Dynamics 365.

 

Consideraciones para usar las entidades virtuales

Pese a que su uso es beneficioso para las empresas que utilizan Dynamics 365, hay que tener presente algunas consideraciones para sacar el máximo provecho:

— Las entidades virtuales son una excelente manera de consultar información, pero son solo de lectura. Por tanto, no permiten la edición.

— Las entidades personalizadas que ya existen no pueden convertirse en entidades virtuales.

  • No admiten funciones de auditoría.
  • Dentro de los campos de la entidad virtual, está limitado su uso. Por ejemplo, no se pueden usar en paquetes acumulativos ni campos calculados.
  • Una entidad virtual de Dynamics 365 no puede ser un tipo de actividad de entidad.
  • Hay limitaciones en cuanto a las características de las filas de la tabla. De hecho, hay funcionalidades de las filas de la tabla que no se pueden habilitar en las entidades virtuales. Por ejemplo, quedan excluidas funciones como seguridad de campo, búsqueda por relevancia, detección de duplicados y seguimiento de los cambios, entre otros.
  • Necesitan un modelo de seguridad personalizado para el origen de datos externo, ya que las entidades virtuales son propiedad de la empresa y no aceptan los conceptos de seguridad de Dynamics 365.

Estas son algunas consideraciones para utilizar las entidades virtuales en Dynamics 365, aunque existen otras. Si quieres mantenerte al tanto de toda la información sobre esta solución para empresas y sus funcionalidades, suscríbete a nuestro blog y no te pierdas nuestro contenido.

AX3