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Dynamics 365 Saturday – Madrid 19 de Mayo 2018

Para el que no lo sepa, Dynamics 365 Saturday, antes conocido como CRM Saturday, es un evento sin ánimo de lucro organizado por la comunidad de Microsoft, celebrado en las ciudades principales de todo el mundo. El evento consiste en un día entero de sesiones tanto técnicas como estratégicas, llevadas a cabo por expertos que abordan formas de superar desafíos para lograr la satisfactoria ejecución de proyectos de CRM y ERP mejorando la productividad.

Entidades virtuales en Dynamics 365: algunas consideraciones para utilizarlas

Una de las novedades que trae la versión 9 de Dynamics 365 son las entidades virtuales. Descubre qué son y algunas consideraciones para su uso.

¿Qué es una entidad virtual?

Cuando hablamos de una entidad virtual en el entorno de Dynamics 365 lo hacemos de archivos que contienen campos con datos de origen externo. Estas entidades virtuales aparecen en Dynamics 365 como registros de entidad normal, aunque contienen datos de una base de datos externa.

Las entidades virtuales están disponibles para todos los clientes de esta solución de Microsoft para empresas. Incluso están presente en los clientes personalizados que han sido desarrollados con servicios web de Dynamics 365 Customer Engagement.

Dentro de una entidad virtual se distinguen tres componentes: un proveedor de datos, un registro de origen de datos y una entidad virtual. El proveedor de datos contempla una serie de complementos y una entidad de origen de datos. Por su parte, el origen de datos es un registro de entidad en Dynamics 365 que engloba los metadatos, encargados de representar el esquema de los parámetros de conexión. En último lugar, la entidad virtual se refiere a un origen de datos en la definición de la entidad.

La principal ventaja de las entidades virtuales es la integración de información de bases de datos externas de una forma cómoda y sin duplicidad. Además, para los administradores y personalizadores del sistema, el uso de entidades virtuales hace más fácil la administración y la configuración de Dynamics 365.

 

Consideraciones para usar las entidades virtuales

Pese a que su uso es beneficioso para las empresas que utilizan Dynamics 365, hay que tener presente algunas consideraciones para sacar el máximo provecho:

— Las entidades virtuales son una excelente manera de consultar información, pero son solo de lectura. Por tanto, no permiten la edición.

— Las entidades personalizadas que ya existen no pueden convertirse en entidades virtuales.

  • No admiten funciones de auditoría.
  • Dentro de los campos de la entidad virtual, está limitado su uso. Por ejemplo, no se pueden usar en paquetes acumulativos ni campos calculados.
  • Una entidad virtual de Dynamics 365 no puede ser un tipo de actividad de entidad.
  • Hay limitaciones en cuanto a las características de las filas de la tabla. De hecho, hay funcionalidades de las filas de la tabla que no se pueden habilitar en las entidades virtuales. Por ejemplo, quedan excluidas funciones como seguridad de campo, búsqueda por relevancia, detección de duplicados y seguimiento de los cambios, entre otros.
  • Necesitan un modelo de seguridad personalizado para el origen de datos externo, ya que las entidades virtuales son propiedad de la empresa y no aceptan los conceptos de seguridad de Dynamics 365.

Estas son algunas consideraciones para utilizar las entidades virtuales en Dynamics 365, aunque existen otras. Si quieres mantenerte al tanto de toda la información sobre esta solución para empresas y sus funcionalidades, suscríbete a nuestro blog y no te pierdas nuestro contenido.

Dynamics 365 y GDPR: percepciones de los clientes de la herramienta

El GDPR supondrá un cambio en el tratamiento de datos por parte de las empresas. El uso de herramientas como Dynamics 365 no queda al margen de esto.

La nueva regulación europea sobre los datos— en sus siglas en inglés GDPR (General Data Protection Regulation)— incorporará nuevas directrices sobre el tratamiento de datos y mayor protección para los ciudadanos europeos. La reforma entrará en vigor a partir del 25 de mayo de 2018, por lo que es necesario que las empresas ajusten sus protocolos y modos de actuación si quieren evitar grandes multas.

En este sentido, todas las organizaciones que utilizan Dynamics 365 trabajan con datos de clientes, proveedores e, incluso, con datos de clientes de clientes. Con lo cual, el cumplimiento del nuevo marco legal es un asunto que deberán asumir y cumplir de forma adecuada.

La modificación en los protocolos del tratamiento de datos entre quienes usan Dynamics 365 implica cambios. Por eso, Microsoft quería estudiar las percepciones de los clientes de Dynamics 365 sobre la aplicación de esta nueva normativa que afecta a los datos.

Mohamed Mostafa, una de las personas más reconocidas y con mayor preparación de Microsoft, ha recopilado una serie de percepciones de los clientes. Gracias al debate, la realización de encuestas, la tertulia y las charlas con clientes de Dynamics 365 ha extraído cuáles son las principales impresiones ante el cambio. Nosotros nos basamos en las conclusiones que recopila este profesional.

¿Cómo perciben los clientes de Dynamics 365 la aplicación del GDPR?

  1. Qué datos son prioritarios en las empresas. La mayoría de los usuarios otorga prioridad en la protección de datos a sus clientes directos e indirectos (74 %) que en hacer lo propio con los datos de sus empleados (5 %). En realidad, no significa que no vayan a cuidar de la información de los últimos, o no lo estén haciendo de forma adecuada, sino que dan más importancia al cumplimiento del GDPR para clientes finales.
En este punto, si diferenciamos clientes, los que se muestran prioritarios para la mayoría son sus clientes de primer nivel.
  1. Almacenamiento en la nube o local. Todos los clientes y personas familiarizadas con Dynamics 365 saben que la herramienta tiene un enfoque basado en la nube. Sin embargo, muchas empresas siguen combinando el trabajo en local y en la nube. Se formuló el hipotético caso de que Dynamics solo incluyera funcionalidades GDPR en la nube para descubrir si los clientes apostarían por la nube o solo harían el cambio de forma parcial, sin una migración completa.

La mayoría de los encuestados respondieron que se quedarían con el modelo híbrido (88 %). De esta forma, evitarían una migración completa y al mismo tiempo cumplirían con el nuevo marco legal.

Pese a que estos datos son esclarecedores sobre el comportamiento y las percepciones de los clientes de Dynamics 365, Mostafa concluye que no son definitivos. En la recopilación de datos la audiencia fue grande, aunque la muestra no es lo suficientemente amplia para valorar los datos como concluyentes.

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Ampliamos nuestro equipo con Juan Pedro Prado, consultor funcional especializado en Microsoft Dynamics 365 y AX

La tecnología evoluciona a pasos agigantados y Microsoft Dynamics no se queda atrás. La suite Dynamics 365 se ha convertido en la solución más avanzada y completa para aquellas empresas que tienen un solo objetivo: que su día a día sea más eficiente. Todos los que trabajamos con Dynamics y apostamos por el software de Microsoft como apoyo fundamental para los negocios luchamos para que las empresas operen mejor, sean más productivas, estén mejor organizadas y, en definitiva, que la satisfacción de empleados y clientes sea sobresaliente.

En esa perseverancia, el equipo de AX3 siempre ha buscado las mejores soluciones tecnológicas para nuestros clientes. Pero de poco sirve contar con un poderoso barco como Dynamics 365 si no hay un equipo de profesionales detrás. Por eso, a nuestro grupo de profesionales hemos incorporado a Juan Pedro Prado.

Juan Pedro cuenta con una amplia trayectoria en el sector tecnológico, especializado en soluciones de software para medianas y grandes empresas de diferentes ámbitos que han buscado las soluciones más prácticas y funcionales para sus gestiones. Su experiencia con Microsoft Dynamics AX es tan sólida que le ha permitido especializarse en la consultoría funcional de Microsoft Dynamics 365 y, específicamente, en las soluciones de ERP que engloba Dynamics AX.

La entrada de Juan Pedro en el equipo que formamos nos permite seguir ofreciendo la mejor atención y asesoramiento a nuestros clientes, sin importar en qué sector operen. Y nos esforzamos porque así sea durante muchos años. ¡Bienvenido!

La importancia de especificar las columnas en una query en CRM

Hace poco, os hablaba de buenas prácticas en el desarrollo de plugins en Dynamics CRM, en este caso y en relación a las buenas prácticas, vamos a hablar de la importancia que tiene seleccionar únicamente las columnas que vamos a usar a la hora de hacer una consulta.

Siempre que se haga una query a CRM bien por QueryExpression o por FetchXml es importante especificar únicamente aquellas columnas que queremos recuperar.

Para que veáis el impacto que esto puede tener, he preparado un pequeño ejemplo donde se puede apreciar la diferencia entre especificar las columnas o recuperarlas todas.

En este primer ejemplo voy a recuperar todos los registros de la entidad estándar account con todas sus columnas. En este caso concreto, la entidad tiene más de 130.000 registros, pero como sabéis solo se recuperan 5000.

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            var qe = new QueryExpression("account")
            {
                NoLock = true,
                ColumnSet = new ColumnSet(true)
            };
            var entityCollection = service.RetrieveMultiple(qe);

Vamos a añadir un Stopwatch para ver cuanto tiempo tarda en recuperar esa información con todas sus columnas. Veamos cuanto tarda…

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            var watch = System.Diagnostics.Stopwatch.StartNew();
 
            var qe = new QueryExpression("account")
            {
                NoLock = true,
                ColumnSet = new ColumnSet(true)
            };
            var entityCollection = service.RetrieveMultiple(qe);
 
            watch.Stop();
            Console.WriteLine("{0} Segundos [AllColumns = true]", watch.ElapsedMilliseconds / 1000);

Ahora haremos lo mismo pero esta vez especificando algunas columnas

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            var watch = System.Diagnostics.Stopwatch.StartNew();
 
            var qe = new QueryExpression("account")
            {
                NoLock = true,
                ColumnSet = new ColumnSet("accountid", "name", "emailaddress1", "emailaddress2")
            };
            var entityCollection = service.RetrieveMultiple(qe);
 
            watch.Stop();
            Console.WriteLine("{0} Segundos [Columns (accountid, name, emailaddress1, emailaddress2)]", watch.ElapsedMilliseconds / 1000);

Como veis, la diferencia es importante, en este caso estamos hablando de 83 segundos de diferencia. Bien es cierto que estamos ante un ejemplo muy extremo, en cualquier caso SIEMPRE se deben de especificar las columnas que vayamos a usar. Incluso, si quisiésemos obtener todas las columnas, también debemos especificarlas, ya que si en el futuro se añaden nuevas, estas se obtendrían penalizando el rendimiento.

Hasta la próxima

AX3